Traffic documentation

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Traffic documentation 150 150 SimplyDelivery Academy

IF YOU HAVE QUESTIONS ABOUT THE PROCEDURE DOCUMENTATIONPLEASE CONTACT YOUR TAX ADVISOR

With its “Principles for the proper management and storage of booksrecords and documents in electronic form and for data access (GoBD)”, the Federal Ministry of Finance has defined which requirements are set for IT-supported processes from the perspective of financial administrationsIn principlethe GoBD apply to all taxpayers with profit income within the meaning of § 5 EStG§4 Paragraph 1 EStGThe responsibility for the correctness of electronic books and other required electronic recordsincluding the procedureslies solely with the taxpayer  yoas the cash register system operator

For the verification of traceability and verifiabilitythe GoBDrequires meaningful and up-to-date process documentationthat documents all system and process changes in terms ofcontent and time without gapsIt must result from how theregulations documented in the GoBD are observed and theprocedural documentation must be comprehensible andverifiable for an expert third party within a reasonable timeThe prerequisite for the traceability of the target procedure isproper procedural documentationwhich must contain adescription of all procedural componentsdata anddocuments required for understanding the bookkeepingThisprocedural documentation is part of the work instructionsand other organisational documents and must be kept inaccordance with the legal retention period

The complete process documentation includes both thedocumentation provided by SimplyDelivery GmbH as the POSsystem manufacturer and the documentation that yoas thePOS system operator create and make available to thefinancial administrations

The obligation to prepare procedural documentation existsregardless of the size of the company and the hardware andsoftware used for accountingSimplyDelivery recommendsthe following exemplary structure for a comprehensiveprocess documentation that yohave created and which alsocontains the documentation provided by SimplyDelivery

business structure 

Structure and process organization of the areas involved 

Technical tasks 

employee qualifications 

Technical description 

Supplementary legal bases other than HGBAO and UStG 

Documentation basics Storage and archiving regulations 

Document processingdocument flow 

process documentation 

Technical description 

The technical description of the POS system can be found inthis user manual as well as in the detailed SimplyDeliveryprocess documentationwhich yocan find under the menitem “GoBD export” or “GoBD protocol“. 

Organisational and work instructions 

Business processes in normal operation 

Administrative Processes 

emergency scenarios 

Updating of processes and documentation 

check 

responsibilities 

escalation 

Organisational and technical controls 

Implementation of the process documentation in practice 

Accompanying documentation and tax-relevant data 

    Kontaktieren Sie uns: +49 3058844369

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