FAQ

Einrichtung

SimplyDelivery kann für alle Arten von Unternehmen eingesetzt werden. Egal ob Sie eine große Restaurant-Kette mit vielen Tischen und einem Lieferdienst betreiben oder einen kleinen Food-Truck oder ein Café besitzen, mit SimplyDelivery können Sie sicher sein, dass alle Aspekte Ihres Unternehmens abgedeckt sind.

GoBD bezeichnet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Detail-Informationen zum Thema GoBD können Sie direkt beim Bundesministerium der Finanzen downloaden.

Alle Portalbestellungen laufen in das zentrale SimplyDelivery-Bestellsystem. Sollten Sie mehrere Filialen haben, werden die Bestellungen an die richtige Filiale in den gewohnten Bestellablauf eingefügt. Es gibt keinen zusätzlichen Aufwand.

Wir können nicht für die Stabilität Ihres Internet-Anbieters garantieren, aber wir können für den Fall der Fälle Alternativ-Lösungen anbieten. Heutzutage kann fast jedes Smartphone als mobiler Hotspot verwendet werden. Im Falle eines DSL-Ausfalls reicht eine mobile Internetverbindung völlig aus, um mit der selben Geschwindigkeit das Tagesgeschäft weiterzuführen.

Sie können all Ihre Artikel in einer Excel-Tabelle anhand unserer Vorlage anlegen und als CSV hochladen. Alle Waren und Artikelgruppen werden mit der Erstellung der Artikel automatisch erstellt.

Die SimplyDelivery-Software wird immer aus dem Internet abgerufen, somit können Sie mit einer Vielzahl internetfähiger Endgeräte Ihr Unternehmen betreiben. Die Theke kann zum Beispiel ein Laptop oder Desktop-PC sein, während die mobile Kasse auf Android-Smartphones läuft. Wenn eines davon mal ausfällt oder der Akku alle ist, kann man es in Sekunden ersetzen. Unsere Empfehlungen und Mindestanforderungen für die Hardware finden Sie hier.

Wenn in dem Kundenexport aus Ihrem alten Kassensystem der Name und Vorname in einer Spalte stehen, dann müssen diese für SimplyDelivery in verschiedene Spalten aufgeteilt werden. Öffnen Sie dazu Ihren Kundenexport in Excel. Hier finden Sie die Funktion „Text in Spalten“ im Reiter Daten. Um ein Überschreiben von anderen Zeilen zu verhindern, sollten Sie vorher drei leere Spalten einfügen. Markieren Sie die Spalte in dem der Namen steht und klicken Sie dann auf den Knopf „Text in Spalten“. Excel führt Sie dann durch einen Dialog, in dem Sie die entsprechenden Einstellungen machen müssen, damit die Spalte aufgeteilt wird.

Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung dazu: https://goo.gl/hsahwB

Wenn Sie die Zeilen aufgeteilt haben, dann ist es unter Umständen nötig, bei z.B. Doppelnamen die aufgeteilten Spalten wieder zusammen zu führen. Dies machen wir mithilfe einer Formel. Fügen Sie eine Spalte vor den Spalten ein, die Sie zusammenführen wollen. In unserem Bespiel haben wir drei Spalten. Fügen Sie dann die folgende Formel in Ihre neu erstellte Spalte ein: =C1&“ „&D1&“ „&E1. C1 steht für Spalte C Zeile 1. Sie sollten nun den zusammengesetzten Namen sehen. Ziehen Sie an dem kleinen grünen Kästchen der Spalte nach unten um die Formel in die weiteren Zeilen zu kopieren. Wenn Sie damit fertig sind, kopieren Sie die Spalte und öffnen Sie eine neue Tabelle. Fügen Sie den kopierten Inhalt unter dem Punkt „Bearbeiten“ – „Inhalte einfügen“ ein und wähle Sie bei den Optionen „Werte“. Nun haben Sie Ihren zusammengesetzten Namen.

Weitere Informationen unter: https://goo.gl/KGwUEo

  1. Klicken Sie rechts auf die markierten Zeilen, die Sie bearbeiten wollen. Wählen Sie dann „Zellen formatieren“ oder Format aus.
  2. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie das Register „Zahlen“ oder wählen Sie in der Übersicht direkt „Benutzerdefiniert“.
  3. In der Kategorie“Benutzerdefiniert“ tragen Sie dann im Feld Typ das folgende Format ein:0################
  4. Schließen Sie das Dialogfester über die OK-Schaltfläche.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://goo.gl/iC7CxJ

Wie Sie einen Kassenvorbestand anlegen finden Sie hier.

Während des Betriebes

Drucker/Rufnummernerkennung (SOTA)

Haben Sie schon die folgenden Punkte überprüft?

  • Haben Sie den Rechner aus- und wieder eingeschaltet?
  • Ist der Drucker eingeschaltet?
  • Sind alle Kabel angeschlossen?
  • Ist Papier im Drucker?
  • Haben Sie eine Verbindung mit dem Internet?
  • Ist das Druckprogramm (SOCP) gestartet?
  • Ist die richtige Drucker Kennung (Store-ID/Name des Druckers) im System hinterlegt?
  • Enthält der Name Ihres Druckers einen Umlaut?
  • Kommen die Druckaufträge im Protokoll des Druckprogramms (SOCP) an?
  • Hängt ein Druck in der Warteschlange und wird nicht gedruckt?
  • Haben Sie das Druckprogramm beendet und neu gestartet?
  • Druckt der Drucker die Windows Testseite?
  • Druckt der Drucker die Simply Testseite?
  • neues Message Queue System verwendet? Nein wählen
  • Fehlermeldung „Verzeichnis konnte nicht gefunden werden“ -> Dateipfad zur PDF wurde verändert, überprüfen und ggf. SOCP neu installieren.
  • Fehlermeldung Windows Status „Zugriff verweigert“ -> Bitte den Windows Benutzer zum Admin Benutzer wechseln, um die Einstellungen prüfen zu können. Dieser Nutzer kann dann ebenfalls im Bereich „Sicherheit“ bei Windows die Berechtigungen des anderen Nutzers anpassen, sodass dies notfalls freigegeben werden kann. Anschließend bitte den Rechner neu starten.

Sind bei allen Artikeln Küchennamen vergeben?
Sind die richtigen Warengruppen dem Drucker zugeordnet?
Ist es eine Portalbestellung und sind die Artikel richtig gematcht?

In den Storeeinstellungen kann man die Zeit für den Vorabdruck einer Vorbestellung festlegen.

Es kann immer mal vorkommen, dass eine Rechnung nicht gedruckt wird. Diese können Sie zu jedem Zeitpunkt über den „Drucken“ Button in der Bestellübersicht erneut drucken. Sollte das Problem längerfristig auftreten, empfiehlt es sich den Rechner neu zu starten. Oftmals verfällt der Rechner beim Herunterfahren nur in einen Ruhemodus und wird nicht richtig beendet. Nach einigen Tagen Laufzeit kann unser Programm die Druckaufträge dann nicht mehr abrufen. Die Laufzeit Ihres Rechners überprüfen Sie über den Task Manager im Reiter „Leistung“.

Ist das Telefonsymbol im unteren Bildschirmrand rot? Sollte es rot sein, bedeutet das das die Rufnummererkennung deaktiviert ist, einmal auf das Symbol klicken und das Symbol wird grün. Anschließend ist die SOTA wieder betriebsbereit. Sollte das Problem dennoch nicht gelöst sein, sollten Sie einen Neustart des SOTA Programms vornehmen. Falls Sie dennoch Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit an support@simplydelivery.de wenden.

Kassenabschluss

Sobald Sie einen Kassenabschluss gemacht haben, ist es leider nicht mehr möglich die buchhalterisch relevanten Daten zu verändern. Sollten Sie einen Fehler gemacht haben, müssten Sie das weitere Vorgehen mit Ihrem Buchhalter oder Sachberater besprechen und händisch eine Korrekturbuchung im Kassenbuch eingeben.

Sie können den Tagesabschluss prinzipiell immer nachholen. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass alle bisher getätigten Buchungen in diesen Kassenabschluss fallen. Sollten Sie schon Vorbestellungen in Ihrem System haben, sollten Sie sich diese notieren, stornieren und ggf. neu aufgeben.
Haben Sie einmal vergessen den Kassenabschluss zu machen, würden wir empfehlen diesen einfach am Tagesende für beide Tage zu machen und sich zu notieren, dass hier zwei Tage zusammengefasst wurden.

Gerne kann Ihr Steuerberater unsere DATEV Schnittstelle nutzen. Mit einer kurzen Info an support@simplydelivery.de können wir eine Benutzergruppe für Ihren Steuerberater anlegen, die dann alle relevanten Daten bereitstellt.
Vorab müssen innerhalb der Storeeinstellungen die entsprechenden Mandanten- und Beraternummern, sowie die Sachkontennummernlänge eingestellt werden. Diesen Punkt finden Sie innerhalb der Storeeinstellungen im Unterpunkt Kassenbuch- und Kassenabschlüsse.

Viele kleine Unternehmen führen nicht täglich ihren Umsatz an die Bank ab. Viel häufiger soll das Geld in der Kasse verbleiben und wird gesammelt 1x wöchentlich zur Bank gebracht. Hierzu können Sie im Kassenabschlussvorgang die Summe der Bankabführung ganz einfach auf 0 setzen. Anschließend wird der Umsatz des Tages in den Vorbestand übernommen und damit sicher verwahrt. Sollten Sie jedoch vorhaben mit den Umsätzen des Vortages Besorgungen zu tätigen, empfiehlt es sich den Umsatz vor dem Kassenabschluss über das Kassenbuch als Privatentnahme aus der Kasse zu buchen. Am folgenden Tag kann das Geld dann wieder über das Kassenbuch eingebucht und somit für das Verbuchen von Ausgaben verwendet werden. Bei weiteren Fragen hierzu wenden Sie sich bitte entweder an Ihren Steuerberater/Buchhalter oder schriftlich an support@simplydelivery.de .

Fahrerterminal/Mitarbeiter

Anmeldung/Abrechnung oder Zuweisung der Touren funktioniert nicht?

Hier kann es sein, dass die Uhrzeit Ihres PCs nicht mit der aktuellen Uhrzeit übereinstimmt. Wir rufen in unserem Kassensystem bei der An- und Abmeldung die Uhrzeit des Servers ab. Ist dieser nicht identisch mit der Uhrzeit Ihres PC’s, lässt unser System keine Touren zu, da sonst die Uhrzeit nicht genau geloggt und den Mitarbeitern zugeordnet werden kann.

Bestellungen können im Fahrerterminal auch wieder freigegeben werden. Dazu muss sich der Mitarbeiter anmelden, der sich die Tour zuvor zugeordnet hat. Anschließend gehen Sie auf den Button Tourübersicht und können durch das rote X die Tour wieder für alle Mitarbeiter freigeben. Wurde der Mitarbeiter schon abgerechnet, muss dieser wieder reaktiviert werden. Das können Sie in der Administration innerhalb der Mitarbeiterabrechnung tun. Ist der Mitarbeiter reaktiviert, gehen Sie ebenfalls wie oben beschrieben vor.

Artikel/Gutscheine

Hier fehlt Ihnen die entsprechende Berechtigung. Innerhalb eines Franchise Unternehmens können Änderungen bezüglich der Artikel nur durch die Zentrale vorgenommen werden, da hierzu eine Admin Berechtigung benötigt wird. Sollten Sie Änderungen diesbezüglich wünschen, können Sie sich gern unter support@simplydelivery.de an uns wenden.

Achten Sie bitte darauf das alle Bedingungen des Gutscheines erfüllt sind. Dies betrifft bspw. den Mindestbestellwert, den Zeitraum oder den Kanal, für den der Gutschein freigegeben ist. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die gewünschten Artikel und Toppings rabattfähig sind und für den jeweiligen Store aktiviert sind, damit der Gutschein eingelöst werden kann. 

Einen Artikel können Sie innerhalb der Artikelstammdaten in der Administration auf ausverkauft setzen. Dazu gehen Sie innerhalb der Stammdaten auf den Reiter „Gültigkeit“ und geben das Datum an, bis wann der Artikel voraussichtlich ausverkauft sein wird. Ist das Datum erreicht, ist der Artikel automatisch wieder verfügbar. Sollte der Artikel zu einem früheren Zeitpunkt als angegeben wieder verfügbar sein, können Sie die Angabe zur Gültigkeit über das Dashboard schon vorab löschen. Ebenso können Sie für den Kunden eine Meldung einbauen, ab wann der Artikel wieder verfügbar sein wird oder warum er derzeit nicht geliefert werden kann. Das entscheiden Sie selbst.

Kunden

Im linken Menübereich unter Kundenliste können Sie nach ihren Kunden suchen Haben sie den entsprechenden Kunden gefunden, können sie diesen über „Bearbeiten“ innerhalb der Kundendaten sperren. Alle künftigen Bestellungen können vom Kunden dann nur vorab online bezahlt werden. Eine Barzahlung bei Lieferung ist nicht mehr möglich. In der Kasse ist der Kunde rot markiert und alle Mitarbeiter erhalten einen Hinweis bei Aufnahme einer Bestellung.

Webshop

Prinzipiell finden Sie die Angaben immer im entsprechenden Beitrag des Handbuchs. Anbei eine kurze Auflistung, jeweils in Breite x Höhe angegeben:

Warengruppenbilder: 2000 x 500px (72dpi)
App-Startbild: 640 x 720 px (72dpi)
Favicon: 16 x 16px
Produktbild: 500 x 350px (72dpi)
Logo für Bondruck: mind. 250 x 250px (72dpi), kann jedoch gerne größer sein, da der Upload im Anschluss durch SimplyDelivery vorgenommen werden muss und durch uns entsprechend skaliert werden kann.

Bestellungen/Portalbestellungen

Den Zeitraum für Vorbestellungen können Sie innerhalb der Storeeinstellungen ändern. Das entsprechende Feld hierfür lautet „Anzahl der Tage für Vorbestellungen“.

Sollten Sie Probleme mit den Bestellungen aus den Portalen von Lieferando, Lieferheld oder Pizza.de haben, möchten wir Sie bitten eine genaue Beschreibung des Fehlers und die entsprechende Rechnungsnummer an support@simplydelivery.de zu senden. Stehen bestimmte Artikel nicht auf den Bons kann das am Matching der Artikel liegen. Wie Sie Portalartikel matchen, erfahren Sie hier.

Rechnungen

Änderungen bezüglich der Sichtbarkeit der Zahlarten oder neue Zahlarten können nur durch uns vorgenommen werden. Meistens ist die Zahlart in der Administration schon vorhanden, muss allerdings noch von Ihnen für den Store aktiviert werden. Das können Sie innerhalb der Storeeinstellungen im Reiter „Zahlarten“ machen.

Alle Stornos sind im Adminbereich unter dem Menüreiter Buchhaltung zu finden. Dort können Sie den gewünschten Store und den Zeitraum auswählen für den Sie den Storno suchen. Gelöschte Vorbestellungen sehen Sie bspw. nicht in der Bestellübersicht sondern nur in diesem Bereich, da diese noch keine Rechnungsnummer zugewiesen bekommen haben und demnach nicht in der Liste der Buchungen auftauchen. 

Sonstiges

Hier kann eine fehlende Berechtigung der Grund sein. Bitte schicken Sie uns eine Info dazu an support@simplydelivery.de. Wir benötigen den Hinweis welchen Bereich sie angeklickt haben und was genau Sie machen wollten. Anschließend prüfen wir den Sachverhalt und setzen uns mit Ihnen in Verbindung.

Kontaktieren Sie uns: +49 3058844369

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